# GDPR a data hostů při rezervacích > GDPR u rezervací v restauraci: co musí podnik jako správce údajů hostů, co dělá rezervační systém jako zpracovatel, smlouva o zpracování a data v EU. Stránka: https://booklio.ai/clanky/gdpr-a-data-hostu Aktualizováno 1. 11. 2026 Za jméno, telefon a e-mail hosta z rezervace odpovídá podle GDPR podnik jako správce, rezervační systém je zpracovává jen jako zpracovatel podle smlouvy o zpracování. Booklio.ai je takový zpracovatel: každý podnik má vlastní databázi v EU, jméno a kontakt u rezervace se smažou 3 měsíce po termínu a žádost hosta o výmaz vyřídí obsluha jedním klepnutím. ## Kdo je správce a kdo zpracovatel Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) rozlišuje správce, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, a zpracovatele, který osobní údaje zpracovává pro správce (čl. 4 body 7 a 8). U rezervací je správcem podnik: rozhoduje, proč údaje hostů sbírá a co s nimi dělá. Rezervační systém je zpracovatel, který údaje ukládá, ukazuje obsluze a posílá hostům zprávy podle pokynů podniku. Vztah mezi nimi upravuje smlouva o zpracování podle čl. 28 GDPR. Stanoví předmět a dobu zpracování, jeho povahu a účel, typ údajů a kategorie osob a povinnosti obou stran. Musí být písemná, a to zahrnuje i elektronickou formu. ## Jaké údaje hostů rezervace obsahuje Podle [smlouvy o zpracování](https://booklio.ai/zpracovatelska-smlouva) Booklia jsou to u hostů a zájemců o rezervaci jméno, e-mail, telefon, termín a počet osob, poznámka k rezervaci, přidělený stůl, historie návštěv, poznámky obsluhy a záznam na černé listině, zpětná vazba a hodnocení a souhlas s pozvánkami. Údaje o platbě jsou bez čísla karty a jen tehdy, když podnik zapne platby. > **Pozor na poznámky** > > Host může do poznámky sám napsat údaj o zdraví, třeba alergii. Údaje o zdravotním stavu patří podle čl. 9 GDPR mezi zvláštní kategorie osobních údajů, pro které platí přísnější pravidla. Booklio takový údaj jen uchovává a zobrazuje obsluze. Do poznámek obsluhy pište jen to, co je k rezervaci potřeba (zásada minimalizace údajů, čl. 5). ## Co má podnik jako správce na starosti Přehled hlavních povinností správce podle GDPR. Je obecný a nenahrazuje posouzení konkrétního podniku. - **Právní základ.** Každé zpracování potřebuje právní základ podle čl. 6. Jedním z nich je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro kroky před jejím uzavřením na žádost hosta (čl. 6 odst. 1 písm. b). Který základ se hodí na které údaje, posuďte pro svůj podnik. - **Informace pro hosty.** Při získání údajů má správce hostovi sdělit, kdo je správce, k čemu a na jakém právním základě údaje zpracovává, komu je předává, jak dlouho je ukládá a jaká má host práva (čl. 13). Obvykle to dělají zásady ochrany osobních údajů na webu podniku. - **Žádosti hostů.** Host má právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku (čl. 15 až 21). Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce (čl. 12 odst. 3). - **Jen potřebné údaje a jen po nutnou dobu.** Zásady minimalizace údajů a omezení uložení (čl. 5). - **Zabezpečení a spolehliví zpracovatelé.** Správce zajistí vhodné zabezpečení (čl. 32) a využívá jen zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky, se smlouvou podle čl. 28. - **Ohlášení porušení zabezpečení.** Únik nebo jiné porušení zabezpečení správce ohlásí dozorovému úřadu bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvěděl, ledaže je nepravděpodobné, že by znamenalo riziko pro práva a svobody osob (čl. 33). V Česku je dozorovým úřadem [Úřad pro ochranu osobních údajů](https://uoou.gov.cz). - **Záznamy o činnostech zpracování.** Povinnost vést je (čl. 30) se nevztahuje na podnik s méně než 250 zaměstnanci, ledaže zpracování představuje riziko, není jen příležitostné nebo zahrnuje zvláštní kategorie údajů. Rezervace chodí každý den, proto si tuhle výjimku posuďte pečlivě. - **Pozvánky jsou obchodní sdělení.** Podle § 7 [zákona č. 480/2004 Sb.](https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-480) je lze elektronicky posílat s předchozím souhlasem. Bez souhlasu jen vlastnímu zákazníkovi, jehož e-mail podnik získal v souvislosti s prodejem, k nabídce vlastních obdobných služeb a s možností odmítnout je v každé zprávě. E-mail musí být jasně označený jako obchodní sdělení a nesmí skrývat odesílatele. ## Co za podnik dělá Booklio jako zpracovatel - **Smlouva o zpracování je součástí registrace.** [Smlouva o zpracování osobních údajů](https://booklio.ai/zpracovatelska-smlouva) je součástí obchodních podmínek a uzavírá se při registraci. Booklio zpracovává údaje jen podle pokynů podniku: podle smlouvy, nastavení a úkonů v adminu a e-mailů z adresy účtu. - **Data v EU, každý podnik zvlášť.** Booklio běží na Cloudflare s databází v EU a každý podnik má vlastní databázi. Spojení je šifrované, admin chrání přihlášení a oprávnění podle rolí a data se pravidelně zálohují. - **Mazání podle lhůt.** Jméno a kontakt u rezervace se smažou 3 měsíce po termínu, statistiky zůstanou. - **Výmaz na žádost jedním klepnutím.** Žádost hosta podle GDPR vyřídí obsluha v Databázi hostů. S ostatními žádostmi hostů Booklio na požádání pomůže. - **Ohlášení porušení zabezpečení.** Booklio ho podniku ohlásí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin, e-mailem na adresu účtu. - **Další zpracovatelé jsou vyjmenovaní.** Cloudflare (provoz, databáze a zálohy v EU), Resend (e-maily), BulkGate (SMS, když je podnik zapne), Anthropic (návrhy textů od Clauda, jen když si je obsluha vyžádá) a Stripe (platby hostů, když je podnik zapne). O změně seznamu dá Booklio vědět nejméně 30 dní předem. - **Bez cookies.** Měření návštěvnosti v Booklio funguje bez cookies a bez ukládání IP adres, takže kvůli němu web nepotřebuje lištu se souhlasem. - **Pozvánky podle zákona.** Označené jako obchodní sdělení, s firmou podniku jako odesílatelem a odhlášením jedním klepnutím. - **Data po skončení.** Do 30 dní od skončení smlouvy si podnik může data vyžádat ve strojově čitelném formátu, pak se smažou včetně kopií. ## Co si v podniku zkontrolovat 1. Zásady ochrany osobních údajů na webu: jsou v nich rezervace, rezervační systém jako zpracovatel a doba uložení údajů? 2. Smlouva o zpracování se všemi dodavateli, kteří údaje hostů zpracovávají. 3. Kdo v podniku vyřizuje žádosti hostů a komu obsluha hlásí podezření na únik údajů. 4. Pozvánky jen hostům se souhlasem nebo podle výjimky pro vlastní zákazníky, vždy s možností odhlášení. 5. Papírová rezervační kniha neleží na baru, kde do ní vidí každý. Jak ji nahradit, popisuje článek [Elektronická rezervační kniha](https://booklio.ai/clanky/elektronicka-rezervacni-kniha). > **Obecný přehled, ne právní rada** > > Článek shrnuje obecná pravidla GDPR a zákona o některých službách informační společnosti. Jak se vztahují na váš podnik, posuďte s odborníkem na ochranu osobních údajů. Informace pro správce zveřejňuje [Úřad pro ochranu osobních údajů](https://uoou.gov.cz). ## Časté otázky ### Kdo je správce údajů hostů z rezervací? Podnik, který rezervace přijímá. Rezervační systém údaje zpracovává jako zpracovatel podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR). ### Kde jsou data hostů v Booklio uložená? V databázi v EU na Cloudflare, každý podnik má vlastní databázi. Jméno a kontakt u rezervace se smažou 3 měsíce po termínu, statistiky zůstanou. ### Jak rychle musí podnik odpovědět na žádost hosta o výmaz? Podle čl. 12 odst. 3 GDPR bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. V Booklio obsluha výmaz vyřídí v Databázi hostů jedním klepnutím. ### Může podnik posílat hostům z rezervací pozvánky na akce? Pozvánka e-mailem nebo SMS je obchodní sdělení. Lze ji poslat s předchozím souhlasem, nebo e-mailem vlastnímu zákazníkovi k obdobným službám s možností odmítnout v každé zprávě (§ 7 zákona č. 480/2004 Sb.). Booklio pozvánky označí jako obchodní sdělení a přidá odhlášení jedním klepnutím. ### Potřebuje web kvůli Booklio lištu s cookies? Kvůli Booklio ne: měření návštěvnosti funguje bez cookies a bez ukládání IP adres. Jiné nástroje na vašem webu souhlas potřebovat můžou. ## Zdroje - [Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), úplné znění na EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) - [Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti (§ 7, šíření obchodních sdělení)](https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-480) - [Úřad pro ochranu osobních údajů](https://uoou.gov.cz) ## Mohlo by vás zajímat - [/zpracovatelska-smlouva](https://booklio.ai/zpracovatelska-smlouva) - [Elektronická rezervační kniha místo papírové](https://booklio.ai/clanky/elektronicka-rezervacni-kniha) - [Jak přidat rezervace do Google Map](https://booklio.ai/clanky/rezervace-v-google-mapach) ## Rezervační systém zdarma, na vašem webu do 15 minut. Vyplníte pár údajů a potvrdíte e-mail. Booklio se založí samo, v adminu nastavíte stoly a otevírací dobu a kód vložíte na svůj web. [Chci Booklio zdarma](https://booklio.ai/kontakt)