GDPR a data hostů při rezervacích

Kdo je správce a kdo zpracovatel

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) rozlišuje správce, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, a zpracovatele, který osobní údaje zpracovává pro správce (čl. 4 body 7 a 8). U rezervací je správcem podnik: rozhoduje, proč údaje hostů sbírá a co s nimi dělá. Rezervační systém je zpracovatel, který údaje ukládá, ukazuje obsluze a posílá hostům zprávy podle pokynů podniku.

Vztah mezi nimi upravuje smlouva o zpracování podle čl. 28 GDPR. Stanoví předmět a dobu zpracování, jeho povahu a účel, typ údajů a kategorie osob a povinnosti obou stran. Musí být písemná, a to zahrnuje i elektronickou formu.

Jaké údaje hostů rezervace obsahuje

Podle smlouvy o zpracování Booklia jsou to u hostů a zájemců o rezervaci jméno, e-mail, telefon, termín a počet osob, poznámka k rezervaci, přidělený stůl, historie návštěv, poznámky obsluhy a záznam na černé listině, zpětná vazba a hodnocení a souhlas s pozvánkami. Údaje o platbě jsou bez čísla karty a jen tehdy, když podnik zapne platby.

Co má podnik jako správce na starosti

Přehled hlavních povinností správce podle GDPR. Je obecný a nenahrazuje posouzení konkrétního podniku.

• Právní základ. Každé zpracování potřebuje právní základ podle čl. 6. Jedním z nich je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro kroky před jejím uzavřením na žádost hosta (čl. 6 odst. 1 písm. b). Který základ se hodí na které údaje, posuďte pro svůj podnik.
• Informace pro hosty. Při získání údajů má správce hostovi sdělit, kdo je správce, k čemu a na jakém právním základě údaje zpracovává, komu je předává, jak dlouho je ukládá a jaká má host práva (čl. 13). Obvykle to dělají zásady ochrany osobních údajů na webu podniku.
• Žádosti hostů. Host má právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku (čl. 15 až 21). Správce odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce (čl. 12 odst. 3).
• Jen potřebné údaje a jen po nutnou dobu. Zásady minimalizace údajů a omezení uložení (čl. 5).
• Zabezpečení a spolehliví zpracovatelé. Správce zajistí vhodné zabezpečení (čl. 32) a využívá jen zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky, se smlouvou podle čl. 28.
• Ohlášení porušení zabezpečení. Únik nebo jiné porušení zabezpečení správce ohlásí dozorovému úřadu bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvěděl, ledaže je nepravděpodobné, že by znamenalo riziko pro práva a svobody osob (čl. 33). V Česku je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů.
• Záznamy o činnostech zpracování. Povinnost vést je (čl. 30) se nevztahuje na podnik s méně než 250 zaměstnanci, ledaže zpracování představuje riziko, není jen příležitostné nebo zahrnuje zvláštní kategorie údajů. Rezervace chodí každý den, proto si tuhle výjimku posuďte pečlivě.
• Pozvánky jsou obchodní sdělení. Podle § 7 zákona č. 480/2004 Sb. je lze elektronicky posílat s předchozím souhlasem. Bez souhlasu jen vlastnímu zákazníkovi, jehož e-mail podnik získal v souvislosti s prodejem, k nabídce vlastních obdobných služeb a s možností odmítnout je v každé zprávě. E-mail musí být jasně označený jako obchodní sdělení a nesmí skrývat odesílatele.

Co za podnik dělá Booklio jako zpracovatel

• Smlouva o zpracování je součástí registrace. Smlouva o zpracování osobních údajů je součástí obchodních podmínek a uzavírá se při registraci. Booklio zpracovává údaje jen podle pokynů podniku: podle smlouvy, nastavení a úkonů v adminu a e-mailů z adresy účtu.
• Data v EU, každý podnik zvlášť. Booklio běží na Cloudflare s databází v EU a každý podnik má vlastní databázi. Spojení je šifrované, admin chrání přihlášení a oprávnění podle rolí a data se pravidelně zálohují.
• Mazání podle lhůt. Jméno a kontakt u rezervace se smažou 3 měsíce po termínu, statistiky zůstanou.
• Výmaz na žádost jedním klepnutím. Žádost hosta podle GDPR vyřídí obsluha v Databázi hostů. S ostatními žádostmi hostů Booklio na požádání pomůže.
• Ohlášení porušení zabezpečení. Booklio ho podniku ohlásí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin, e-mailem na adresu účtu.
• Další zpracovatelé jsou vyjmenovaní. Cloudflare (provoz, databáze a zálohy v EU), Resend (e-maily), BulkGate (SMS, když je podnik zapne), Anthropic (návrhy textů od Clauda, jen když si je obsluha vyžádá) a Stripe (platby hostů, když je podnik zapne). O změně seznamu dá Booklio vědět nejméně 30 dní předem.
• Bez cookies. Měření návštěvnosti v Booklio funguje bez cookies a bez ukládání IP adres, takže kvůli němu web nepotřebuje lištu se souhlasem.
• Pozvánky podle zákona. Označené jako obchodní sdělení, s firmou podniku jako odesílatelem a odhlášením jedním klepnutím.
• Data po skončení. Do 30 dní od skončení smlouvy si podnik může data vyžádat ve strojově čitelném formátu, pak se smažou včetně kopií.

Co si v podniku zkontrolovat

1. Zásady ochrany osobních údajů na webu: jsou v nich rezervace, rezervační systém jako zpracovatel a doba uložení údajů?
2. Smlouva o zpracování se všemi dodavateli, kteří údaje hostů zpracovávají.
3. Kdo v podniku vyřizuje žádosti hostů a komu obsluha hlásí podezření na únik údajů.
4. Pozvánky jen hostům se souhlasem nebo podle výjimky pro vlastní zákazníky, vždy s možností odhlášení.
5. Papírová rezervační kniha neleží na baru, kde do ní vidí každý. Jak ji nahradit, popisuje článek Elektronická rezervační kniha.

Časté otázky